excel数据清单介绍（1）

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Excel对数据进行筛选等操作的依据是数据清单，所谓数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表。从定义可以看出数据清单是一种有特殊要求的表格，它必须要由两部分构成，即表结构和纯数据。 
在Excel 2003中对数据清单执行查询、排序和汇总等操作时，自动将数据清单视为数据库，数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 
1．建立数据清单的规则 
表结构是数据清单中的第一行列标题，Excel将利用这些标题名进行数据的查找、排序和筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象，不允许有非法数据出现。因此，在Excel创建数据清单要遵守一定的规则。 
（1）在同一个数据清单中列标题必须是惟一的。 
（2）列标题与纯数据之间不能用分隔线或空行分开。如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。 
（3）同一列数据的类型、格式等应相同。 
（4）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。  
（5）尽量避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在进行筛选时可能会被隐藏。 
（6）在纯数据区不允许出现空行。 
（7）在工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空白行或一空白列。 
2．使用记录单建立数据清单 
用记录单建立数据清单的具体操作步骤如下。 
（1）新建一个工作簿，将“Sheet1”工作表命名为“销售统计”，在数据清单的首行依次输入各个字段，如图8-1-2所示。 
  
（2）在要加入记录的数据清单中选定任一个单元格（本例中因为总价是要计算出来的，所以要选中F3单元格，在其中输入公式“＝D3*E3”，并将其复制到这一列的其他单元格中）。 
（3）单击“数据”→“记录单”菜单命令。 
（4）如果在第一行下面没有数据，则屏幕上会出现如图8-1-3所示的提示对话框，请用户仔细阅读对话框的内容，然后单击“确定”按钮（本例中已经输入了公式所以不会出现该对话框）。 
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